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Gmailをいかに便利に使うか。ラベル、フィルタの使いこなしがキモ。

生活

こんにちは。

私はGmailをメインのメールとして使っています。
それにはいくつか理由があって、

  • 迷惑メールフィルタが優秀
  • メールの検索機能が優秀
  • パソコンからもスマホからも使いやすい
  • ラベル機能が便利
  • 他のメールアドレスも一元管理できる

といった感じ。

Gmailをきちんとシステマチックに使いこなすには少し時間がかかったのですが、その際に役立った本のご紹介とともに、今回の記事を書いていこうと思います。

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『メールの超プロが教える Gmail仕事術』という書籍。

私のGmailとの付き合いはけっこう長くて、今年で13年になります。

しかし最初は使い方がよく分からなくて、「これはどう使えばいいんだ?」と悩んでいた。

特にとまどったのがラベル機能。
それまでの概念では、メールはメールソフトのフォルダに整理するもので、ひとつのメールにひとつのフォルダがあてがわれていました。
ところがラベル機能はフォルダとは異なり、ひとつのメールにいくつでもラベルを付けることができます。
この利点がよく分からなかった。

そんなとき偶然読んだのが、『メールの超プロが教える Gmail仕事術』という本でした。

この本は今読んでも画期的です。
何が画期的なのかというと、Gmailの設定方法や操作方法がメインに書かれているのではなく、「Gmailをいかに便利に使うか」という観点から書かれている点。

手元にあるのは2010年4月初版のものですが、内容があまり古びていないので驚きます。

この本を読んで学び、今でも役立っているのは、「ラベルとフィルタを駆使して、メールにかける時間を少なくする」という手法です。

道具はしょせん道具である。

話は変わりますが、私はパソコンやスマホが好きな方だと思います。
でも、それらはしょせん道具であるとも思っていて。
このブログで使っているWordPressというシステムもそう。

道具は、私が何かをするときに使うためにあります。
それは文章を書くことだったり何かを作ることだったり。
でも、道具自体が主役なわけじゃない。

だから、道具の設定を最初に見て、自分に合うように変えて、後はシステマチックに使っていくというのが私の好みです。
いつまでもカスタマイズにこだわるのは本末転倒、「何かを作る」という本来の目的を達せられていないわけだから。

そんなスタンスでパソコンやスマホと付き合っています。

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Gmailの「最適解」な設定は人によって異なります。

Gmailに話を戻すと。
Gmailもそれらの道具と同じで、アカウントを作成した後いかに設定していくかによってその後の使いやすさが変わってきます。

とはいえ、使いやすいラベル分けやフィルタの設定は、個々人によって異なるはずです。
普段どこからどんなメールが届きやすいかによっても変わってきます。

ですのでここで「こんな使い方をすると良い」という方法論は述べません。

私の使い方を書きます。ラベルの付け方がキモ。

私の使い方を述べると、例えばインターネット通販を利用してメールが届くとき。

まず、買い物用のラベルをそれらのメールに付けます。
そして以下のラベルも付けていきます。

  • どの金融機関でお支払いしたか
  • どんな支払い方法か(デビットカード・クレジットカード・代引きなど)

つまり、ひとつのメールに複数のラベルが付きます。

こうすると、後から「このときのお買い物ではどんなふうにお支払いをしたっけな?」と悩んだときにも複数のラベルから探していけるので、該当するメールを見つけやすいのです。

また、Gmailはメールの検索機能も優れています。
メールの大まかな内容とタイトルを覚えていれば、検索のみでメールを見つけ出すことも可能です。

この「後から探し出す」方法を使うためには、膨大な量のメールをためておける保存容量が必要なのですが、Googleアカウントでは無料で15GBを使うことができます(2019年7月29日現在)。
これだけあればかなりのメールをためておけます。

この「ためて後から探し出す」という手法、時間がたつほどにじわじわと効いてきます。

ラベルとフィルタの設定はパソコンからの方が使いやすい。

そんな便利なラベルとフィルタですが、現時点ではパソコンから操作する方が使いやすい。

特にフィルタを作成する場合、iPhoneのGmailアプリからは操作できません。
ラベルの色を変更するのも、パソコンからの方が柔軟に設定できます。

これがもしもスマホから操作できるようになれば、Gmailはさらに便利になるかもしれません。

Gmailを便利に使うと時間を節約できます。

Gmailのラベルとフィルタを使いこなすと、「受信トレイ」に入るメールを減らせるので、設定次第ではメールの通知を減らせます。

それによって、どうでもいいメールに埋もれて重要なメールを見逃すことも減りますし、時間の節約もできます。
通知がポンポン鳴らないのでイライラもしません。

「いかに通知を減らし、自分に必要なものだけを通知させるか」というのが、スマホと付き合う上での私のテーマでもあります。
その観点からパソコンやスマホの設定を見直していくのもなかなかおすすめですよ。

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